企業経営において、意思決定を行う重要な場である「経営会議」
時間だけ取られる経営会議もあり、行う意味が分からないと不満を持ちながら参加している人もいるでしょう。
そこで今回は、経営会議の概要や円滑に進めるための方法・スキルなどを解説していきます。
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経営会議とは？
経営会議とは、「経営方針」「経営戦略」「各事業の進捗」「当初予算と実績数値」などについて決定や見直しを行う会議のことを言います。
経営会議は役員を中心に構成されており、企業の戦略や事業展開に関する事項について幅広く議論し、その議論に基づいてさまざまな戦略を決定します。
そのため、経営会議は企業経営の中で意思決定を含めた重要な役割を担っています。
経営会議の目的
経営会議の目的は、「経営幹部が認識を共有する」「経営に関する意思決定を行う」ことです。
これらを効率的に実施するため、経理から月次決算や計画についての報告を受けたり、必要に応じて各事業部の担当者から現状や実績報告を受けるなどの情報交換を行うのです。
そして、次月以降の経営方針や経営計画について参加者間で意見交換をし、交換した意見をもとに最終的な意思決定を行います。
経営会議の開催頻度
経営会議は、基本定期的に行います。
企業には月次決算の締め日があるため、経営会議は一般的に月次で実施される場合がほとんどです。
月次決算の締め日をもとにして経営会議を開催すると、「経営状況をタイムリーに把握できる」「月次決算の数値を判断基準として具体的な意思決定ができる」といったメリットが生まれます。
月次決算の数値を根拠として会議を開催して、「課題の検討や意思決定がスムーズに実施できる」「経営会議からの成果が得られやすくなる」ため、月次決算の締め日をもとにした定期開催が基本となっています。
経営会議の事前準備
経営会議を行う上で、必要となる事前準備について解説します。
参加者の選定
一般的に経営会議では、社長や役員、部門責任者や経営担当者が構成メンバーとなります。
これは一般的な例であり、必ずしもこのメンバーで経営会議を開かなければならないわけではありません。
議題に無関係なメンバーを参加させてしまうと、「意見が集約しづらい」「情報が漏えいする」などの原因になります。議題によって必要と思われるメンバーを参加させるようにしましょう。
実施日の調整
経営会議は一般的に、月次決算の締め日を基準にして開催されます。
経営会議が不定期に開催されると、参加率の低下に繋がり、意見交換や意見集約が難しくなります。
月次決算といった基準日をもとに会議を定例化すれば、参加者が事前に予定を組みやすく会議への参加率が向上し、経営会議の効率化が見込めます。
分析資料の準備
「経営計画と実績との乖離について調査、分析を事前に実施する」「作成した分析資料を事前に配布して目を通しておいてもらう」など事前準備をしておけば、会議もスムーズです。
また、「意見交換や意思決定のルールを定めておく」「議事録の作成や議事録の公開範囲を決めておく」ようにすると、会議時間をさらに効率よく活用できます。
ヒアリングの実施
経営会議は経営幹部が、経営方針や経営戦略を決定するための会議ですので、あらかじめ経営会議の議題に関する事項を各部門の担当者や責任者にヒアリングしておきましょう。
現場の声を聴くことによって、社内のリアルな現状を認識できます。
ファシリテーションスキルとの関連性
最後に、経営会議を円滑に進めるための重要なスキル「ファシリテーションスキル」について、経営会議との関連性を踏まえ、解説していきます。
ファシリテーションスキルとは
ファシリテーションスキルとは、議論や会議の進行をスムーズに行う調整能力のことで、活用すると「会議の目的を達成」「意見やアイデアなどを引き出す」「参加者全員の合意を得る」といったさまざまな調整が実現できます。
ファシリテーションスキルを効果的に活用できれば、経営会議が効率よく進行するでしょう。
ファシリテーションスキルを活用する際には、会議前にどのような意見があるのかを確認しておくといった下準備が必要となります。
会議の目的に合わせて進行を考える
ファシリテーションスキルを活かして会議の進行役を担う人をファシリテーターと呼びます。
「情報共有を目的としている」「闊達（かったつ）な意見交換を目的としている」など、会議の目的に合わせて議事進行を変えていくスキルが必要となります。
経営会議でファシリテーターを活用できれば、「参加者が自由闊達に発言して意見交換を行う」「さまざまな意見を共通認識や共通意見に集約させ、最終的な着地点を見出す」といった効果が期待できます。
合意形成に導くために
経営会議では、合意形成や意思決定をしなければならない場面が多くあります。
複数の参加者が集まる経営会議では、どのように全員の合意を形成していくかが課題となります。
「一部の参加者の意見だけを採用することで、強権的に議事進行を行う」「さまざまな意見を尊重するあまり、なかなか意見の集約ができない」といった状況は、混乱を生じさせてしまいます。
ファシリテーションスキルを持ち合わせたファシリテーターは、「参加者全員が自然に意見交換できる雰囲気をつくる」「特定の人物に発言が偏らないよう、全員に発言を促す」といった合意形成に向けた流れづくりが求められます。
会議をスムーズに進行させるためには
経営会議をスムーズに進行し、会議の目的である意見の集約を実現させるためには、いくつかコツが必要です。
議題に応じた時間配分：経営会議の参加者は多忙な役職に就く人物ばかりなのでファシリテーターは、事前に議題と時間配分を提示する
情報共有：会議時間を可能な限り削減するために、事前に会議資料を配布しておくなど工夫する
ヒアリング：意見が対立といった事態が起きそうな議題があれば、あらかじめ実施して備える
いかがでしたでしょうか。
今回は経営会議の概要や円滑に進めるための方法・スキルなどについて解説しました。
意味のある経営会議にするために、今回お伝えした点に注意して、経営会議を実施してみてください。
